ووفقاً للضوابط، -اطلعت عليها «عكاظ»- شددت الوزارة على أهمية أن يكون المكتب مسؤولاً بشكل تام عن كافة الحجاج القادمين من دولته، في إطار التنظيمات والتعليمات السارية، وتحدد الوزارة الإجراءات التي يتوجب على المكتب الالتزام بها.
ووجهت المكاتب بإدخال بيانات الحجاج في المسار الإلكتروني قبل قدومهم إلى المملكة، ومنعهم من حمل أي صور، أو كتب، أو أعلام، أو شعارات، أو منشورات سياسية أيّاً كان نوعها أو أي أشياء محظور دخولها إلى المملكة، أو القيام بأي ممارسات أو تجمعات تخلُّ بالنظام العام، أو الأمن العام، أو السكينة العامة، أو الصحة العامة، واتخاذ كافة التدابير اللازمة مع السلطات المختصة في الدولة التي يتبع لها المكتب لمنع قدوم أي شخص للحج بغير الطرق الرسمية المعتمدة في المملكة، والتوعية بأضرار ذلك على مصالح الحجاج المعتمدين لأداء فريضة الحج في تلك الدولة، وعلى الأشخاص الذين يؤدون فريضة الحج بالمخالفة لأنظمة المملكة.
وحظرت الوزارة على مكتب شؤون الحجاج والعاملين فيها، استخدام المخيمات والمساكن ووسائل النقل المخصصة لخدمة الحجاج لغير الغرض المقصود لها، أو تأجيرها، أو السماح لأشخاص غير الحجاج المستهدفين باستخدامها أو تيسير دخولهم إليها، والقيام بأعمال تجارية وأعمال السمسرة أو الحصول على عمولات من الأطراف التي يتعاقد معها أو يتعامل معها فيما يتعلق بخدمات الحجاج، والقيام، أو المشاركة، أو التحريض بشكل مباشر أو غير مباشر على أي أعمال تخلُّ بالأمن العام، أو النظام العام، أو الصحة العامة، أو السكينة العامة في المملكة؛ مثل توزيع المنشورات السياسية أو الدينية أو المشاركة في توزيعها أو طباعتها، أو إقامة التجمعات ذات الأهداف السياسية، أو رفع الأعلام في أي مكان وتحت أي مسمى كان ومهما كانت الأسباب، أو عقد اجتماعات مع مكاتب شؤون الحجاج الأخرى لأي غرض كان، أو القيام بالأعمال الدعائية وطباعة أو توزيع المنشورات لهذا الغرض.
لا أغراض سياسية أو مذهبية
وشددت الوزارة على حظر استغلال الحج لأغراض سياسية أو مذهبية، ودخول أي شخص إلى أراضي المملكة بغرض القيام بأعمال تخلُّ بالأمن والنظام العام، أو إغلاق المقر الرئيسي والمقار الفرعية بشكل دائم أو مؤقت إلا بعد التأكد من مغادرة جميع الحجاج لأراضي المملكة، وبعد تقديم ما يثبت وفاءه بجميع الالتزامات النظامية والمالية والتعاقدية المترتبة عليه.وأكدت وزارة الحج أن إخلال مكتب شؤون الحجاج، أو أيٍّ من العاملين فيه بما ورد في هذه الضوابط، أو أيٍّ من التعليمات المنظمة لشؤون الحج سيتم التوصية باستبعاد رئيس المكتب، أو أيٍّ من العاملين المخالفين من المملكة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة، وعدم الموافقة على مشاركة رئيس المكتب أو أيٍّ من العاملين المخالفين ضمن تشكيل مكتب شؤون الحجاج مستقبلاً ممن سبق ارتكابهم أي مخالفة.
وأشارت الوزارة إلى تخفيض عدد أعضاء المكتب للمواسم التالية في حال كانت نتيجة تقييم أدائه أقل من المتوسط في آخر موسم حج، أو في حال تقصيره في واجباته والتزاماته، أو في حال تعددت مخالفات المكتب المتصلة بأدوار أعضاء المكتب.
وألزمت الوزارة المكتبَ باتخاذ كافة التدابير اللازمة لمعالجة أي خلل في تقديم الخدمة؛ سواءً كان بسببه أو بسبب تابعيه، وفي حال امتناع المكتب عن معالجة الخلل أو القصور؛ للوزارة تكليف من تراه للقيام بمعالجة القصور أو الخلل والعودة بقيمتها مهما كانت على المكتب أو حسمها من الضمانات أو المبالغ الموجودة في محفظته بالمسار الإلكتروني.
وأكدت إحالة العاملين في المكتب للجهات الأمنية المختصة في المملكة فوراً في حال قيامهم بارتكاب أي مخالفات يدخل نظرها ضمن اختصاص تلك الجهات، وتكون القرارات التي تصدر تنفيذاً لما ورد في الفقرة (أولاً) من هذه المادة نهائية وغير قابلة للاعتراض أمام أي جهة قضائية.
إجراءات اعتماد المكاتب الخارجية واشتراطاتها
وأشارت وزارة الحج إلى الاشتراطات الواجب توافرها في مكاتب الحج لاعتمادها، إذ للوزارة تحديد أعداد العاملين في المكاتب، ووضع الخطط والبرامج الزمنية والاشتراطات والضوابط التي يجب على المكاتب الالتزام بها، كذلك تحديد آليات توقيع الاتفاقيات، وتحديد الإجراءات اللازمة لمعالجة حالات التقصير في الخدمة التي تتسبب بها المكاتب.
وذكرت الضوابط أن اعتماد المكاتب يتطلب إجراءات عدة رئيسية بدءاً من التقدم بطلب الاعتماد عبر المجال الدبلوماسي من الجهة الرسمية التابع لها المكتب في كل موسم حج، يتضمن بيانات المسؤول عن المكتب ومن سينوب عنه في حالة غيابه وأسماء أعضاء الفريق العامل فيه والمهمات المسندة إليهم، على ألا يكون منهم من يحملون صفة دبلوماسية، إضافة إلى ضرورة أن يكون مسؤولو مكتب شؤون الحجاج والعاملون فيه من ذوي الكفاءة العالية والسلوك الحسن، مع الارتباط بالمسار الإلكتروني وفق الشروط والمواصفات التي تعدها الوزارة لذلك.
وأضافت المسودة: تبدأ مدة صلاحية اعتماد أعضاء مكتب شؤون الحجاج حسب التاريخ الذي تحدده الوزارة، وتمتد حتى نهاية شهر محرم من العام التالي من كل عام هجري، وفي جميع الأحوال تستمر التزامات مكاتب شؤون الحجاج اتجاه حجاجهم إلى حين عودتهم إلى بلدانهم.