تحتاج أحيانا إلى إنشاء ملفًا مهمًا أو سريًا في مايكروسوفت وورد أو إكسل، وقد تحتاج للحفاظ على خصوصيته أو على الأقل أمانه، أو التأكد من أنك وأشخاص محددين فقط يمكنهم قراءته أو تعديله، وربما ترغب في تقييد أنواع التعديلات التي يمكن لأي شخص إجرائها على الملف، وتتاح العديد من الطرق التي تساعد على تأمين الملفات.
كيفية تأمين مستندات Microsoft Word وجداول بيانات Excel
يشير موقع «pcmag»، إلى مجموعة من الطرق التي تساعد على تأمين مستندات Microsoft Word وجداول بيانات Excel، منها:
استخدام وضع القراءة فقط في Word
للتأكد من عدم تمكن أي شخص آخر من تعديل مستند بجعله للقراءة فقط، في Word، انقر على قائمة ملف، واختر معلومات، وحماية المستند لعرض خيارات الأمان، وحدد فتح دائمًا للقراءة فقط، وبعدها احفظ المستند، واغلقه، ثم أعد فتحه.
حماية ملفات Excel
الخطوات متشابهة تقريبًا في إكسل، فكل ما عليك هو النقر على قائمة ملف، ثم اختر معلومات، ثم انقر على زر حماية المصنف، ثم اختر فتح دائمًا للقراءة فقط، وبعدها احفظ المصنف واغلقه، وبعد ذلك افتحه وسترى رسالة تُفيد بأن المؤلف يرغب في فتحه في وضع القراءة فقط.
تشفير باستخدام كلمة مرور في Word أو Excel
يمكنك تشفير مستند أو مصنف بحيث لا يتمكن من تحريره أو عرضه إلا من يملك كلمة المرور الصحيحة، ففي Word، انتقل إلى ملف، ثم معلومات، ومنها اختر حماية المستند.
وفي Excel، انتقل إلى ملف، معلومات، حماية المصنف، واختر خيار التشفير بكلمة مرور، وسيُطلب منك إنشاء كلمة مرور للملف، وبعدها اكتب كلمة المرور التي تريد استخدامها، ثم أعد كتابتها، وتأكد من استخدام كلمة مرور معقدة وسهلة الحفظ، لأنه لا توجد طريقة لاسترجاعها أو إعادة تعيينها في حال نسيانها.