مريم بندق
عقد ديوان الخدمة المدنية البرنامج التدريبي السكرتارية والتحول الرقمي للفئة التخصصية، وذلك ضمن خطة برامج الديوان للموسم التدريبي 2025-2026. وأشرف على عقد البرنامج قطاع التطوير الإداري وتحديدا مركز تنمية الموارد البشرية.
وتضمنت التوجيهات التركيز على أهمية الرد على الهاتف من خلال عرض لوحة توضيحية وتضمنت النقاط التالية: عند دق الجرس، يجب على السكرتيرة عدم التردد والرد بسرعة وثقة وبصوت مسموع ونبرة صوت واضحة وودية، على أن تبدأ الرد على المكالمة بتحية لطيفة ثم بتقديم اسم الشركة واسمها بشكل احترافي، والتركيز دون مقاطعة، وإظهار التفاعل مع الحرص على الجلوس أثناء الرد مع وضع السماعة وضعا صحيحا دون الاعتماد على العنق ليخرج الصوت مسموعا وبصورة مريحة، واختيار التعبيرات السهلة الواضحة للطرف الآخر، والتعامل مع الطلبات والسؤال عن اسم المتصل وسبب المكالمة بلباقة قبل تحويلها إلى المدير. وإذا كان المدير غير متواجد، على السكرتيرة أخذ رسالة مفصلة مثل الاسم ورقم الهاتف وسبب الاتصال، وإنهاء المكالمة بشكر واحترام والتأكد من تنفيذ أي وعد قطعته مثل إعادة الاتصال مع تسجيل الملاحظات المهمة فورا لضمان المتابعة والاحترافية.