مريم بندق
عقد ديوان الخدمة المدنية البرنامج التدريبي السكرتارية والتحول الرقمي للفئة التخصصية وذلك ضمن خطة برامج الديوان للموسم التدريبي 2025-2026.
أشرف على عقد البرنامج قطاع التطوير الإداري وتحديدا مركز تنمية الموارد البشرية.
وتضمنت التوجيهات التركيز على أهمية الرد على الهاتف من خلال عرض لوحة توضيحية و تضمنت النقاط التالية :
عند دق الجرس، يجب على السكرتيرة عدم التردد و الرد بسرعة وثقة وبصوت مسموع ونبرة صوت واضحة وودية ، على أن تبدأ الرد على المكالمة بتحية لطيفة ثم بتقديم اسم الشركة واسمها بشكل احترافي،و التركيز دون مقاطعة، واظهار التفاعل مع الحرص على الجلوس اثناء الرد مع وضع السماعة وضعا صحيحا دون الاعتماد على العنق ليخرج الصوت مسموعا وبصورة مريحة، واختيار التعبيرات السهلة الواضحة للطرف الآخر، و التعامل مع الطلبات والسؤال عن اسم المتصل وسبب المكالمة بلباقة قبل تحويلها للمدير. و إذا كان المدير غير متواجد ، على السكرتيرة أخذ رسالة مفصلة مثل الاسم و رقم الهاتف و سبب الاتصال، وإنهاء المكالمة بشكر واحترام والتأكد من تنفيذ أي وعد قطعته مثل إعادة الاتصال مع تسجيل الملاحظات المهمة فورا لضمان المتابعة والاحترافية.