وبحسب الضوابط، يشترط لاستئجار العقارات خارج المملكة، ألا يكون العقار عائداً لأحد منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية، أو قريب له حتى الدرجة الثالثة أو ممن له تأثير مباشر على عملية الاستئجار.
وشددت الضوابط، على أنه لا يجوز لأيّ جهة حكومية استئجار عقار خارج المملكة إلا عند الحاجة الماسة له، بعد موافقة الهيئة، مع التقيد بألا يكون لدى الجهة الحكومية عقار يلبي حاجتها قابل للانتفاع به، وغير مستغل، وألا يتوفر لدى الهيئة عقار يلبي حاجة الجهة الحكومية، وألا تتوفر مساحة شاغرة ضمن عقارات الدولة في نفس المدينة يمكن الاستفادة منها لتلبية احتياج الجهة الحكومية، وذلك بعد أخذ موافقة الجهة الحكومية المستغلة للعقار، ودون الإخلال بأعمال أي جهة حكومية أخرى مشتركة في نفس العقار.
وأشترطت الضوابط، أن يتوفر لدى الجهة الحكومية الاعتماد المالي اللازم لاستئجار واستغلال العقار، وأن تحصل الجهة الحكومية على موافقة وزارة الخارجية، في حال رغبتها في استئجار مكتب أو مبنى مستقل خارج مقر البعثة، ويجب مراعاة التوازن بين مصلحة الشراء والاستئجار وفق خطة احتياج الجهة الحكومية للعقارات خارج المملكة.
وأوضحت الضوابط، أنه فيما عدا من تنص الأنظمة على إسكانهم لا يُعد إسكان منسوبي الجهة الحكومية من الحاجات التي تجيز الاستئجار، وإذا كان الغرض من الاستئجار إسكان منسوبين تتطلب الأنظمة إسكانهم، فلا يجوز أن يزيد ما تدفعه الجهة الحكومية نظير الاستئجار على بدل الإقامة النقدي للمستفيد وقت الاستئجار أو التمديد أو التجديد، ويستثنى من ذلك ما صدر بشأنه مراسيم ملكية أو أوامر أو قرارات.
الخلو من العيوب الإنشائية
تضمنت شروط العقار المراد استئجاره أن يكون خالياً من العيوب الإنشائية، وأن تتوفر فيه اشتراطات التراخيص اللازمة من الجهات المختصة في الدولة المضيفة، وأن تتناسب مواصفاته مع حاجة الجهة الحكومية. ونصت الاشتراطات أن تكون مساحة العقار المطلوب استئجاره في حدود حاجة الجهة الحكومية الراغبة في الاستئجار وفقاً للمعايير المعتمدة لدى الهيئة، وأن يكون مؤمناً عليه من قبل المؤجر – إذا كان ذلك متاحاً – وفقاً لقوانين الدولة المضيفة، وألا يكون عليه مخالفة من أي جهة مختصة تؤثر على الانتفاع به، وألا يكون محل نزاع، وألا يكون عائداً لأحد منسوبي الهيئة أو الجهة الحكومية، أو قريب له حتى الدرجة الثالثة أو ممن له تأثير مباشر على عملية الاستئجار. ومن الشروط التي تضمنتها الضوابط، ألا يكون العقار عائداً لشخص من الأشخاص المحظور التعامل معهم، وفقاً للأنظمة واللوائح والقرارات الصادرة من الجهات ذات العلاقة في المملكة أو الدولة المضيفة.
5 سنوات مدة العقد
وفقاً للاشتراطات تخاطب الجهة الحكومية الجهات الأمنية المختصة؛ للتأكد من أن العقارات المختارة لا تعود لأشخاص أو جهات يحظر التعامل معهم، ويكون العقد لمدة لا تزيد على (خمس) سنوات، يتجدد تلقائياً لمدة، أو مدد مماثلة – بعد موافقة الهيئة – بما لا يتجاوز (عشرين) سنة من تاريخ إبرام العقد، ما لم يبلغ أحد الطرفين الآخر بعدم رغبته في التجديد، قبل (ستين) يوماً على الأقل من تاريخ نهاية العقد، مع مراعاة قوانين الدولة المضيفة في ما يتعلق بأحكام الإبلاغ بعدم الرغبة في التجديد، ودون إخلال بأحكام الضوابط، يجوز لجهتين حكوميتين أو أكثر – بعد أخذ موافقة الهيئة – استئجار عقار واحد يلبي حاجتهم في الدولة المضيفة؛ وفق النموذج المعد لذلك.
وأشارت الضوابط، أنه على الجهة الحكومية عند إبرام العقد التأكد من توافقه مع الضوابط، بما لا يتعارض مع قوانين الدولة المضيفة والأعراف السائدة، مع تضمينه نصاً يتحمل بموجبه المؤجر إجراء الصيانة العلاجية (التصحيحية والتجديدية) للتجهيزات الأساسية للعقار المستأجر على نفقته الخاصة، ولا يُعوض المؤجر أو تزاد أجرته نظير قيامه بأعمال الصيانة العلاجية، التي تحد من الانتفاع بالعقار خلال مدة سريان العقد، مع إضافة نص يمنحها الحق في فسخ العقد، حال القوة القاهرة، أو الظروف الطارئة، كما يتضمن العقد نصاً يُلزم المؤجر بتحمل قيمة وتكاليف التسويق والوساطة.