كشفت لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها، التي أقرها مجلس الوزراء في 18 رجب 1445، أنه لا يجوز للأجهزة الحكومية إجراء اتصالات رسمية بجهات خارج السعودية أو ممثلية أجنبية داخل المملكة إلا عن طريق وزارة الخارجية، كما حظرت اللائحة استعمال الألفاظ الدالة على التبجيل في المراسلات الحكومية سواء كانت ورقية أو إلكترونية.
وشددت اللائحة، التي نشرتها الجريدة الرسمية «أم القرى» اليوم (الجمعة)، على وجوب أن يكون من يتعامل مع وثائق الجهات الحكومية سعودي الجنسية، وممن هو محل ثقة ويتصف بالأمانة، وضرورة التزام كل جهاز حكومي باتخاذ التدابير المناسبة لحماية الوثائق الإلكترونية لديه.
وتهدف اللائحة إلى وضع الضوابط التي تنظم المراسلات الواردة والصادرة وتوثقها، وتوحيد معاييرها الموضوعية والشكلية، وتنظيم إجراءات ورودها وصدورها وتسليمها وتسلمها في ما بين الأجهزة أو بينها وبين الأشخاص ذوي الصفة الطبيعية والاعتبارية، ومتابعتها والمحافظة على أمن معلوماتها وتصنيفها، كما تهدف إلى وضع الضوابط التي تؤدي إلى المحافظة على أوعية ومعلومات الوثائق في جميع مراحلها وحمايتها والتعامل معها، وذلك خلال عمليات التسلم والتسليم والتوثيق والتسجيل والمراجعة والحفظ والاطلاع والتداول، وعبر التعاملات الإلكترونية والاستخدامات التقنية وفي أماكن العمل.
ونصت اللائحة على أن الاتصال الرسمي بين الأجهزة -في سبيل أدائها لأعمالها- يكون من خلال مستويات إدارية متساوية، وعند الحاجة لإجراء اتصال رسمي بين مستويين إداريين مختلفين لا يرتبط أحدهما بالآخر نظاماً، فيجب على المستوى الإداري الأدنى مراعاة أن يكون ذلك عن طريق المرجع الإداري ما أمكن، وإذا كان للمسؤول أكثر من مركز وظيفي رسمي، فيخاطب باسم الوظيفة التي يتعلق بها الموضوع، وتسلم الرسالة للجهة الموجهة إليها
تنظيم الرسالة الورقية أو الإلكترونية وتنسيقها
فيراعى الشكل العام للرسالة على النحو الآتي:
1- تدون البسملة في منتصف أعلى الرسالة (بسم الله الرحمن الرحيم).
٢- يطبع تحت البسملة شعار المملكة (السيفان والنخلة)، أو شعار الجهاز.
3- يدون اسم (المملكة العربية السعودية) واسم الجهاز ورمزه في أعلى الزاوية اليمنى.
4- يدون رقم الصادر وتاريخه وعدد المرافقات في أعلى الزاوية اليسرى.
5- يوضع إطار لمحتويات الرسالة باللون الأخضر المستخدم في الشعار الرسمي، ويحدد بهوامش خارجية من اليمين بمسافة 1.2سم ومن اليسار بمسافة 1.2سم ومن أعلى -تحت اسم الجهاز- بمسافة 0.5سم ومن أسفل بمسافة 2سم.
6- تكون بداية كتابة أسطر مقاطع الرسالة داخلة عن إطارها الأيمن بمقدار 1.5سم، ويكون مقطع التحية والأسطر التالية لكل مقطع داخلة بمقدار 0.5سم، وتكون نهاية كتابة أسطر المقاطع قبل الإطار الأيسر بمقدار 0.5سم.
7- تكتب البنود أو المواد أو الفقرات التي تتضمنها الرسالة من بداية السطر، وتكون موازية لأول سطر في المقطع الذي تتبعه.
8- تدون بيانات الوارد في أسفل الجانب الأيمن من آخر صفحة في الرسالة. وإن لم يمكن ذلك فينظر إلى أقرب مكان مناسب في الرسالة.
9- تدون الكلمات مثل (سري، مستعجل، برقية) في منتصف الرسالة تحت الإطار العلوي للرسالة.
10- يدون رقم الصفحة فوق الإطار الأسفل وترقم الصفحات منسوبة إلى إجمالي عدد الصفحات.
11- يدون تحت الإطار عنوان الجهة المرسلة والعنوان الوطني وأرقام الاتصال والبريد الإلكتروني.
وعند صياغة الرسالة، يُراعى أن تتوافر في صياغة الرسالة الشروط الآتية:
1- تجنب الإسهاب الممل والاختصار المخل.
2- ألا يستخدم أي لفظ أجنبي ما لم يكن لذلك مسوغ.
3- أن تكون الألفاظ والمعاني واضحة ولا تتنافى مع أحكام الشريعة الإسلامية.
4- أن تكون سليمة من حيث الألفاظ والتراكيب.
5- ألا تستعمل فيها الألفاظ الدالة على التبجيل.
الاستعجال والأهمية والسرية
ووفق لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها، تُميز موضوعات المراسلات المستعجلة ببطاقة ذات لون «أصفر» يكتب عليها درجة الاستعجال، ويتطلب الأمر تسليمها حالاً، وتقسم تلك الموضوعات من حيث الاستعجال إلى ثلاث درجات:
1- «حالاً»: وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأعلى للاستعجال.
2- «عاجل جداً»: وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد المتوسط للاستعجال.
3- «عاجل»: وتعطى للموضوعات التي يرى الجهاز تصنيفها بالحد الأدنى للاستعجال.
وتتولى الوحدة الإدارية المعنية في كل جهاز حكومي تحديد الموضوعات التي تدخل في أي درجة من درجات الاستعجال الثلاث مما يدخل في نطاق اختصاصه، وترسل للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، ويجمع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات قوائم كل درجة من درجات الاستعجال وينسقها، ويعمل على تبويبها وتوحيد المتشابه منها لدى الأجهزة المختلفة بعد التنسيق معها، ومن ثم يعتمدها وفقاً للإجراءات المتبعة، فيما تُميز موضوعات المراسلات المهمة -ذات القيمة- ببطاقة ذات لون «أخضر»، وبدرجة أهمية واحدة «مهم»، وإذا اتصفت الرسالة أو المعاملة بأكثر من صفة من درجات الاستعجال والأهمية والسرية فتدون عليها هذه الصفات وترافقها بطاقة كل صنف.
المحافظة على الوثائق التي تنقل لأسباب استثنائية إلى خارج الجهاز
نصت اللائحة على أنه في حال تطلب الأمر نقل الوثيقة الأصلية إلى خارج الجهاز لاطلاع أحد المختصين عليها لحاجة العمل، فيكون ذلك وفقاً للضوابط الآتية:
1- الاحتفاظ بصورة أو نسخة أخرى من الوثيقة قبل إرسال الأصل.
2- وضع الوثيقة في ظرف خاص بها، وتوضح عليه البيانات الأساسية عن الوثيقة، كاسم المرسل والمرسل إليه ورقم الوثيقة ومرافقاتها وتاريخها.
3- وضع الظرف في حقيبة يدوية قابلة للإقفال معدة لهذا الغرض.
4- أن تكون الوثيقة في عهدة ومسؤولية حاملها حتى تُسلم إلى المرسل إليه.
حماية الوثائق من التلف أو التلوث
ولغرض حماية الوثائق من التلف أو التلوث، منعت اللائحة أثناء أداء العمل ممارسة أي سلوك يمكن أن يلحق ضرراً بالوثائق، ويشمل ذلك -دون حصر- الآتي: 1- الأكل أو الشرب أو التدخين. 2- إشعال نار لأي غرض من الأغراض في غير الأماكن المخصصة لذلك. 3- استعمال الأجهزة المصدرة للطاقة الحرارية في المكاتب، كما تحظر جميع الأفعال التي تؤدي إلى تلف الوثيقة أو الإضرار بها، ومنها ما يأتي: 1- تخريم وتدبيس أصول الوثائق دائمة الحفظ، ويُحظر أيضاً ثني الوثائق، ويستعاض عن ذلك باستخدام الوسائل الحديثة المناسبة التي تُساعد على تماسك الوثائق، كالماسكة والظروف والحافظات وغيرها. 2- تراكم الوثائق دون حفظ. ولضمان عدم تراكمها يمكن القيام بتصفية أوراق المكاتب دورياً، وصفّ أوعية الحفظ على الرفوف بتماسك.
المحافظة على سرية بيانات الوثائق ومعلوماتها
وفي ما يخص المحافظة على سرية بيانات الوثائق ومعلوماتها، يحظر على كل من يطلع على بيانات أو معلومات سرية بحكم عمله، ولو بعد تركه للخدمة، أن يجعلها مادة للحديث العام أو الخاص، ويجب إتلاف مسودات الوثائق بآلة الفرم وفقاً لما ورد في لائحة الإتلاف، مع مراعاة الطبيعة الخاصة للوثائق الإلكترونية، كما لا يجوز إعطاء المراجع صورة من الرسالة أو المعاملة أو تسليمها له، ويكتفى بتزويده بمذكرة مراجعة توضح رقم قيد الرسالة أو المعاملة الواردة وتاريخها في الجهة التي وردت إليها، أو توضح رقم الرسالة أو المعاملة الصادرة وتاريخها واسم الجهة المرسلة إليها.
حماية الوثائق الإلكترونية
ولحماية الوثائق الإلكترونية، فمع مراعاة الأحكام الواردة في نظام التعاملات الإلكترونية ولائحته التنفيذية، والقرارات والأوامر ذات الصلة، والأحكام المنظمة لتصنيف البيانات؛ يجب على كل جهاز أن يتخذ التدابير المناسبة لحماية الوثائق الإلكترونية لديه، ومن ذلك:
1- أن تكون شبكات وأنظمة وقواعد البيانات والمعلومات المستخدمة في الجهاز لحفظ الوثائق ومعلوماتها؛ آمنة وقوية ومحمية وذات مواصفات عالية.
2- فصل شبكات وأنظمة وقواعد البيانات والمعلومات الداخلية للجهة عن أي شبكة أخرى خارجية.
3- إنشاء شبكة معلومات خاصة للتواصل مع الأجهزة الأخرى، وتقديم خدمات الجهاز لمن يحتاج إلى خدماته.
4- أن يقتصر الدخول إلى قواعد البيانات أو المعلومات على المختصين والمصرح لهم بذلك.
5- أن تتضمن البرامج والأنظمة المعلوماتية إمكانات رقابية على كل من يستخدم قاعدة البيانات أو المعلومات، كتحديد اسم المستخدم وتاريخ دخوله وما تم الدخول إليه وما استنسخه من بيانات أو معلومات أو وثائق.
6- أن يُعطى كل مستخدم مصرح له بالدخول إلى الأنظمة المعلوماتية رقماً تعريفياً، وأن تحدد صلاحياته في الدخول والاستنساخ.
7- أن تتخذ الترتيبات اللازمة لحذف وإزالة أي معلومة حفظت في الطرفيات التي يُدخل من خلالها إلى قواعد البيانات، حينما تنقل للصيانة أو يستغنى عن أي من هذه الطرفيات.
حماية أجهزة الحاسبات والتصوير والإرسال والماسحات
يجب فحص أجهزة أو برامج الحاسبات الآلية والتصوير الجديدة أو المعادة من الصيانة؛ للتأكد من خلوها من أجهزة لها إمكان بث المواد المخزنة أو المصورة عليها، ويجب فحص أجهزة الماسحات الضوئية وأجهزة الناسـوخ الجديدة أو المعادة من الصيانة؛ للتأكد من خلوها من أجهزة بث المواد الممسوحة أو التي ترسل منها، كما يجب أن يكون من يتعامل مع الوثائق سعودي الجنسية، وممن هو محل ثقة ويتصف بالأمانة، وعند الاستغناء عن أي من أجهزة التصوير أو الإرسال (الناسوخ «الفاكس»)، أو عند إرسال أي منها للصيانة؛ يجب فحصه فحصاً كاملاً للتأكد من خلوه من أي وثيقة أو معلومة باقية في الذاكرة. وفي حالة الاستغناء عنه يجب إتلاف الأجزاء التي تحتوي على ذلك، بما يضمن عدم إمكانية استعادة المحتوى مرة أخرى.
ودون إخلال بما قضت به الأحكام المنظمة لتصنيف البيانات وفيما لم يرد به نص، تلغي لائحة الاتصالات الرسمية والمحافظة على الوثائق ومعلوماتها ما يتعارض معها من أحكام، كما لا يخل ما ورد في اللائحة من أحكام بما لدى الهيئة الوطنية للأمن السيبراني من اختصاصات ومهمات، وتُصبح هذه اللائحة نافذة بعد 180 يوماً من تاريخ نشرها.